INFORMAČNÍ DOLOŽKA O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Tyto informace se týkají zpracování osobních údajů společností VIVALDI MEBLE Sp. z o.o. Sp. K. se sídlem v Krosně, ul. Powstańców Warszawskich 14, 38-400 Krosno, DIČ: 6842646622, IČ: 36767547500000 a souvisí se vstupem v platnost nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Úřední věstník EU L 119 ze dne 4.5.2016 , s. 1) - dále jen "nařízení": "GDPR".
Adresáty těchto informací jsou fyzické osoby, které jsou:
- dodavatelé, poskytovatelé služeb, subdodavatelé, dodavatelé, včetně potenciálních společností;
- partneři, zaměstnanci, statutární zástupci, zmocněnci nebo zástupci takových dodavatelů, poskytovatelů služeb, subdodavatelů;
- další osoby, jejichž údaje jsou zpracovávány za účelem plnění smlouvy mezi dodavateli, poskytovateli služeb, subdodavateli, dodavateli a společnostmi, a to i za účelem vystavení nebo vyřízení faktur.
V této informační doložce společnost jako správce údajů informuje zejména o účelu a způsobu, jakým shromažďuje, používá a uchovává Vaše osobní údaje, o právním základu, na jehož základě Vaše osobní údaje zpracovává, jakož i o Vašich právech.
Jakékoli dotazy nebo žádosti týkající se zpracování osobních údajů společností Vivaldi Meble Sp. z o.o. Sp. K. je třeba směřovat na níže uvedené kontaktní údaje:
E–mail: kontakt@vivaldinabytek.cz
Typy osobních údajů, zdroj sběru dat
V souvislosti se spoluprací (možností spolupráce) mezi Vámi a naší společností, která může spočívat zejména v poskytování služeb nebo zboží Vámi nebo organizací, kterou zastupujete, naší společnosti nebo ve spolupráci zprostředkovatelských subjektů, můžeme zpracovávat Vámi poskytnuté osobní údaje, jako např.:
a) jméno, firma, adresa sídla firmy a adresy korespondence
b) čísla vedená v příslušných registrech (např. čísla DIČ nebo IČ)
c) rodné číslo,
d) kontaktní údaje, jako je e-mailová adresa nebo telefonní či faxové číslo,
e) pozici, kterou ve své organizaci zastáváte,
f) specifická identifikační čísla, která nejsou běžně přidělována (např. číslo služebního průkazu);
g) číslo bankovního účtu.
V případě uzavření smlouvy přímo mezi Vámi a naší společností je poskytnutí výše uvedených údajů dobrovolné, ale nezbytné pro uzavření smlouvy a vyřízení spolupráce mezi Vámi a naší společností. V případě, že neuzavíráte smlouvu přímo s naší společností, může být poskytnutí osobních údajů Vaší služební povinností.
Kromě toho můžeme získat Vaše osobní údaje z veřejně dostupných zdrojů, jako jsou obchodní rejstřík, abychom si ověřili Vámi poskytnuté informace. Rozsah zpracovávaných údajů bude v takovém případě omezen na údaje veřejně dostupné v příslušných registrech.
Vaše osobní údaje můžeme získat také od subjektů, u kterých jste zaměstnáni nebo které zastupujete. Rozsah zpracovávaných údajů v takovém případě bude zahrnovat informace nezbytné pro plnění smlouvy mezi společností a takovým subjektem, např. informace o Vašem ukončení pracovního poměru u daného subjektu, změně kontaktních údajů nebo změně služebního zařazení.
Účely, právní základ a doby zpracování údajů
Vaše osobní údaje zpracovává společnost Vivaldi Meble Sp. z o.o. Sp. K. pro níže uvedené účely.
U každého účelu jsme uvedli právní základ pro zpracování a dobu trvání zpracování údajů pro daný účel.
I.
ÚČEL: uzavření a plnění smlouvy
PRÁVNÍ ZÁKLAD : čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR
DOBA TRVÁNÍ ZPRACOVÁNÍ ÚDAJŮ: lhůta pro plnění povinností a promlčecí lhůta nároků vyplývajících z právních předpisů.
Pokud je mezi Vámi a společností uzavřena smlouva, budou Vámi poskytnuté údaje zpracovány za účelem plnění takové smlouvy nebo objednávky a jejího vyřízení.
II.
ÚČEL: plnění smlouvy mezi společností a jiným subjektem - pokud jste osobami určenými tímto subjektem jako kontaktní osoby.
PRÁVNÍ ZÁKLAD : čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR - oprávněný zájem správce na plnění smlouvy mezi Společností a jiným subjektem, ochrana práv.
DOBA TRVÁNÍ ZPRACOVÁNÍ ÚDAJŮ: lhůta pro plnění povinností a promlčecí lhůta nároků podle zákona nebo do dne, kdy bylo vyhověno námitce podané podle článku 21 GDPR.
Pokud jste byli svým zaměstnavatelem nebo jinou stranou určeni jako kontaktní osoba, mohou být Vaše údaje zpracovávány za účelem plnění a vypořádání smlouvy (nebo objednávky) uzavřené mezi společností a Vaším zaměstnavatelem nebo touto jinou stranou. Zpracování údajů v takovém případě zahrnuje průběžné kontakty související s plněním takové smlouvy, přípravu a archivaci dokumentace o plnění smlouvy a uplatnění nároků nebo obranu proti nárokům druhé strany.
III.
ÚČEL: plnění zákonné povinnosti vypracovávat a uchovávat záznamy
PRÁVNÍ ZÁKLAD: čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR
DOBA TRVÁNÍ ZPRACOVÁNÍ ÚDAJŮ: lhůty pro uchovávání faktur, účetních záznamů a dokladů prokazujících uzavření a plnění smlouvy vyplývající z právních předpisů státu správce.
V případě, že je pro Vás plněna smlouva nebo jiná služba, zpracováváme osobní údaje obsažené ve fakturách, účetních knihách nebo jiné dokumentaci potvrzující uzavření a plnění smlouvy za účelem vyhotovení a uchování dokumentů v souladu s platnými právními předpisy. To platí v případě, že jste smluvní stranou smlouvy nebo objednávky, stejně jako v případě, že je smluvní stranou smlouvy nebo objednávky váš zaměstnavatel nebo strana, se kterou spolupracujete, nebo pokud Vám byla poskytnuta nějaká služba (např. vyřízení objednávky).
IV.
ÚČEL: potvrzení o plnění závazků a uplatnění nebo obhajoba nároků
PRÁVNÍ ZÁKLAD: čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR - oprávněný zájem správce na ochraně práv, potvrzení plnění povinností a získání náležité odměny za ně
DOBA TRVÁNÍ ZPRACOVÁNÍ ÚDAJŮ: lhůta pro plnění povinností a promlčecí lhůta nároků podle zákona
Údaje poskytnuté v rámci smlouvy nebo objednávky nebo jinak zpřístupněné společnosti mohou být zpracovávány za účelem archivace informací nebo dokumentů potvrzujících plnění závazků společnosti a za účelem uplatnění případných nároků nebo obrany proti nárokům vzneseným vůči společnosti. To platí v případě, že jste smluvní stranou smlouvy nebo objednávky, jakož i v případě, že je smluvní stranou smlouvy nebo objednávky Váš zaměstnavatel nebo strana, se kterou spolupracujete, a v případě, že Vám společnost byla povinna poskytnout službu nebo uplatnit Vaše práva na jakémkoli základě.
Důsledky nedodržení předpisů
V případě údajů shromažďovaných zástupci společnosti v rámci nákupních činností je poskytnutí údajů zcela dobrovolné a důsledkem neposkytnutí těchto údajů může být nemožnost Vás v budoucnu kontaktovat.
V případě údajů osob, které jsou stranou smlouvy uzavřené se společností - poskytnutí údajů nezbytných pro plnění smlouvy a plnění právních povinností je podmínkou pro uzavření a plnění smlouvy.
Příjemci osobních údajů
Vaše osobní údaje budou sdíleny s našimi důvěryhodnými obchodními partnery, tj. subjekty, se kterými spolupracujeme, pro výše uvedené účely. Vivaldi Meble Sp. z o.o. Sp. K. předává shromážděné osobní údaje společnostem podporujícím Vivaldi Meble Sp. z o.o. Sp. K. v oblasti IT, právní, jakož i dodávek zboží, subjekty poskytující účetní služby, poskytovatelé IT služeb, banky, další platební subjekty, inkasní a auditorské společnosti.
Automatizované rozhodování
Vaše osobní údaje nebudou zpracovávány za účelem automatizovaného rozhodování a nebudou předmětem profilování.
Nároky
V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů máte následující práva:
- přístup k údajům
- oprava údajů
- vymazání údajů
- omezení zpracování údajů
- přenesení údajů
- námitky
- odvolání souhlasu (pokud je zpracování založeno na souhlasu).
Uplatnění těchto práv závisí na podmínkách stanovených v GDPR. Pokud bude vaše žádost zamítnuta, obdržíte odpověď s odůvodněním zamítnutí.
Upozorňujeme, že:
- právo na výmaz údajů a právo požadovat omezení zpracování údajů je možné pouze v případech vyjmenovaných v ustanoveních GDPR
- právo na přenesení údajů se vztahuje pouze na případy, kdy je právním základem zpracování souhlas nebo plnění smlouvy
Vivaldi Meble Sp. z o.o. Sp. K. může odmítnout vymazat Vaše údaje navzdory Vaší žádosti, pokud se uplatní některá z výjimek uvedených v nařízení GDPR, např. pokud je zpracování údajů nezbytné pro splnění právní povinnosti nebo pro určení, uplatnění nebo obhajobu nároků
- v některých případech Vivaldi Meble Sp. z o.o. Sp. K. může odmítnout zohlednit Vaši námitku proti zpracování údajů na základě oprávněného zájmu správce, pokud existují závažné oprávněné důvody pro zpracování údajů, které převažují nad Vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pokud existují důvody pro určení, výkon nebo obhajobu nároků.
Od 25. května 2018 máte právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je v Česku Úřad pro ochranu osobních údajů.
Opatření k zabezpečení údajů
Jako společnost Vivaldi Meble Sp. z o.o. Sp. K., jsme zavedli vhodná technická a organizační opatření na ochranu osobních údajů před neoprávněným, náhodným nebo protiprávním zničením, ztrátou, pozměněním, zneužitím, zveřejněním nebo přístupem a před všemi dalšími nezákonnými formami zpracování. Tato bezpečnostní opatření byla zavedena s ohledem na současný stav techniky, náklady na provedení, rizika spojená se zpracováním a povahu osobních údajů.
Právní oznámení
Tato doložka byla aktualizována 25. května 2018 a může podléhat dalším změnám. Pokud to bude vyžadovat zákon, budeme Vás o všech podstatných změnách informovat prostřednictvím našich webových stránek nebo jiných obvyklých komunikačních kanálů.